Inventarierea patrimoniului reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor de activ şi de pasiv, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, în patrimoniul unităţii la data la care aceasta se efectuează.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a patrimoniului fiecărei unităţi şi cuprinde toate elementele patrimoniale, precum şi bunurile şi valorile deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii bilanţului contabil care trebuie să asigure o imagine fidelă, clară şi completă a patrimoniului, a situaţiei financiare şi a rezultatelor obţinute.

Unităţile patrimoniale au obligaţia să efectueze inventarierea generală a patrimoniului la începutul activităţii, cel puţin o dată pe an, de regulă la sfârşitul anului, pe parcursul funcţionării sale, în cazul fuzionării, divizării sau încetării activităţii, precum şi în următoarele situaţii:

a) în cazul modificării preţurilor;

b) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;

c) ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;

d) ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;

e) cu prilejul reorganizării gestiunilor;

f) ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră sau în alte cazuri prevăzute de lege.

Inventarierea patrimoniului se efectuează de către comisii de inventariere, formate din cel puţin două persoane, numite prin decizie scrisă, emisă de persoanele autorizate prevăzute la pct. 8 din prezentele norme. În decizia de numire se menţionează, în mod obligatoriu, componenţa comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de începere şi terminare a operaţiunilor.

La unităţile mici, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană.

Principalele măsuri organizatorice care trebuie luate de către comisia de inventariere sunt următoarele:

a)înainte de începerea operaţiunii de inventariere, se ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea valorilor materiale o declaraţie scrisă din care să rezulte dacă:

– gestionează valori materiale şi în alte locuri de depozitare;

– în afara valorilor materiale ale unităţii patrimoniale respective, are în gestiune şi altele aparţinând terţilor, primite cu sau fără documente;

– are plusuri sau lipsuri în gestiune despre a căror cantitate sau valoare are cunoştinţă;

– are valori materiale nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente;

– a primit sau a eliberat valori materiale fără documente legale;

– deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa;

– are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate. De asemenea, gestionarul va menţiona în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului document de intrare şi de ieşire a bunurilor în/din gestiune;

b)să identifice toate locurile (încăperile) în care există valori materiale ce urmează a fi inventariate;

c)să asigure închiderea şi sigilarea, în prezenţa gestionarului, ori de câte ori se întrerup operaţiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea.

Dacă valorile materiale supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri şi căile lor de acces, cu excepţia locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când inventarierea nu se termină într-o singură zi.

La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact; în caz contrar, acest fapt de va consemna într-un proces-verbal de desigilare, care se semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare.

Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate, în fişete, casete, dulapuri etc., încuiate şi sigilate. Sigiliul se păstrează, pe durata inventarierii, de către responsabilul comisiei de inventariere.

Declaraţia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea valorilor materiale şi de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în prezenţa sa;

d)să bareze şi să semneze, la ultima operaţiune, fişele de magazie, menţionând data la care s-au inventariat valorile materiale, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri de valori materiale, existente în gestiune dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate, astfel încât situaţia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea. La unităţile de desfacere cu amănuntul care folosesc metoda global valorică să asigure întocmirea de către gestionar, înainte de începerea inventarierii, a raportului de gestiune în care să se înscrie valoarea tuturor documentelor de intrare şi de ieşire a mărfurilor, precum şi cele privind numerarul depus la casierie, întocmite până în momentul începerii inventarierii, precum şi depunerea acestui raport la contabilitate;

e)să verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului (la gestiunile cu vânzare cu amănuntul) şi depunerea numerarului la casieria unităţii; să ridice benzile de control de la aparatele de casă şi ştampila unităţii (acolo unde este cazul) şi să le păstreze în siguranţă;

f)să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate şi dacă sunt în bună stare de funcţionare.

În cazul în care gestionarul lipseşte, comisia de inventariere aplică sigiliul şi comunică aceasta conducerii unităţii patrimoniale. Conducerea unităţii are obligaţia să încunoştinţeze imediat în scris, pe gestionar, despre inventarierea ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua şi ora fixate pentru începerea lucrărilor.

Dacă gestionarul sau reprezentantul său legal nu se prezintă la locul, data şi ora fixate, inventarierea se efectuează de către comisia de inventariere în prezenţa altei persoane, numită prin decizie scrisă, care să-l reprezinte pe gestionar.

Inventarierea faptică a patrimoniului unităţilor se materializează prin înscrierea cu cerneală sau pix, fără spaţii libere şi fără ştersături, a valorilor inventariate în formularul “Lista de inventariere”, în urma verificării existenţei fizice a fiecărui bun inventariat.

Lista de inventariere serveşte ca document pentru stabilirea lipsurilor şi a plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii prin preluarea din listele de inventariere numai a poziţiilor cu diferenţe.

Pentru bunurile la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri, se întocmesc liste de inventariere distincte.

Lista de inventariere pentru gestiunile global-valorice are rolul de stabilire a diferenţelor valorice în plus sau în minus, cu deosebirea că se foloseşte la acele gestiuni la care evidenţa analitică a valorilor materiale se ţine după metoda global-valorică.

În cazul imobilizărilor corporale, cât şi al celorlalte elemente patrimoniale pentru care au fost constituite provizioane pentru deprecieri, în listele de inventariere se va înscrie valoarea contabilă netă a acestora, care se va compara cu valoarea lor actuală, stabilită cu ocazia inventarierii.

Pentru inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezintă valori materiale, este suficientă prezentarea lor în situaţii analitice distincte care să fie totalizate şi să justifice soldul conturilor sintetice respective în care acestea sunt cuprinse, şi care se preiau în centralizatorul listelor de inventariere.

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă (fişele de magazie) şi din contabilitate.

Constatările comisiei de inventariere privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor materiale inventariate şi stabilirea diferenţelor, se consemnează în listele de inventariere, potrivit prezentelor norme. În cazul modificărilor ulterioare făcute unilateral în fişele de magazie, consemnările vor fi precedate de o anchetă prealabilă amănunţită.

Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere, după confirmarea de către compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, într-un proces-verbal.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conţină, în principal, următoarele elemente: data întocmirii; numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere; numărul şi data actului de numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariată; data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi la persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, cu mişcare lentă, greu vandabile, fără desfacere asigurată şi propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri; constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii bunurilor din gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.